Podemos definir o pensamento lean como a eliminação, de forma contínua, de dinâmicas, atividades e processos desnecessários, reduzindo os desperdícios, que estão inseridos em praticamente todos os tipos de processos: assistenciais, de suporte e administrativos. Se formos capazes de eliminar o esforço desnecessário, haverá mais tempo e recursos disponíveis para as atividades realmente importantes. Reduzir desperdícios significa ser capaz de deixar de fazer o que é irrelevante, liberando capacidade para aprimorar aquilo que realmente interessa: a segurança do paciente, a qualidade do cuidado a melhoria do clima interno, dentre outros.
Como ponto de partida, o maior desafio é ter esta percepção: tudo que não gera valor para o cliente é desperdício. Com esse conceito, podemos estabelecer uma linha divisória contundente para discernir entre etapas que criam valor daquelas que não criam. Assim, podemos começar a exercitar nossas percepções e elaborar alternativas para os reais problemas que estão levando aos desperdícios.
Clientes podem ser “externos” (por exemplo: pacientes em tratamento, familiares acompanhando consulta de crianças) ou “internos” (como médicos, enfermeiros, psicólogos). A classificação utilizada a seguir, segundo os “tipos” de desperdício, foi adaptada daquela originalmente proposta por Taiichi Ohno, um dos responsáveis pela consolidação do Sistema Toyota, base do pensamento lean.
Os oito desperdícios:
Falha: Necessidade de refazer alguma coisa decorrente de um erro ou defeito no processo. Se o paciente está envolvido, essa dimensão remete à sua segurança e, infelizmente, nem sempre o retrabalho é possível. Erros podem custar vidas ou deixar sequelas profundas. Mas o retrabalho também permeia os processos administrativos e de suporte. São frequentes informações incorretas ou incompletas, que tornam as autorizações e os fechamentos de conta, por exemplo, processos muito mais morosos do que deveriam ser.
Superprodução: Acontece devido à falta de planejamento, produzindo ou executando mais do que é necessário ou de forma anterior à necessidade. Alguns exemplos típicos: excesso de leitos, sobra de medicamentos, salas de recuperação lotadas, atrasos e cancelamento de cirurgias, ociosidade convivendo com horas extras etc. Etapas mal conectadas geralmente provocam impactos sistêmicos, com repercussão em áreas/equipes funcionais adjacentes e custos.
Transporte: Movimentação desnecessária de materiais e recursos. Toda energia gasta com transporte, além do estritamente necessário, pode ser considerado desperdício. Exemplos: levar e trazer medicamentos, exames, equipamentos às pressas devido a planejamento desestruturado, transferir informações entre bases de dados e sistemas gerando longos tempos de processamento etc.
Espera: Tempo desperdiçado aguardando a próxima etapa do processo. Seja resultado de exame, consulta, vaga de leito, autorização do convênio, o médico, higiene do local etc. Talvez seja o tipo de desperdício mais explícito, pois facilmente nos incomodamos com ele. Clientes internos e externos estão sujeitos a esperas frequentes na maior parte dos processos com os quais interagem.
Estoques: Materiais, medicamentos, informações que não fluem, ficando “represados” no meio do processo, sem necessidade. Estoques custam dinheiro, e, desta forma, em excesso pode ser oneroso demais, com o risco de perdê-los por data de validade comprometida. Por outro lado, a falta de determinados produtos pode levar a interrupções críticas de tratamentos ou gerar custos adicionais devidos às substituições de urgência.
Movimentação: Pessoas se movendo sem necessidade. Alguns exemplos frequentes: buscar material que ficou faltando, levar de volta material que sobrou, transportar equipamentos entre salas, procurar documentos, procurar exames, procurar pessoas, devolver material no estoque, deslocar-se entre blocos, prédios, dentre outros.
Processo Desnecessário: Etapas redundantes ou simplesmente desnecessárias sob a ótica do cliente/paciente. Pessoas respondendo às mesmas perguntas duas ou três vezes, nomes de exames sendo copiados à mão em dois ou três diferentes documentos, formulários e procedimentos supérfluos, pacientes sendo submetidos a procedimentos sem necessidade, etapas burocráticas e sistemas de informação pouco amigáveis aos usuários.
Talento: significa desperdiçar potencial criativo humano e suas formas de manifestar os conhecimentos e habilidades adquiridos. Alguns exemplos de atitudes que alimentam o desperdício de talento: não ouvir as pessoas envolvidas com o trabalho sobre suas percepções, não as envolver na identificação e resolução dos problemas com os quais elas lidam diariamente, limitar acesso ao conhecimento de informações gerenciais, entre outros.
Considerar que é frequente haver desperdícios e identificá-los é sempre o primeiro passo, mas não devemos parar por aí. Devemos reconhecer que desperdícios são sintomas dos reais problemas, que precisam ter suas causas apropriadamente identificadas e tratadas. É necessário entender profundamente o que está por traz do desperdício visível e quais implicações devem ser consideradas para reduzi-lo, mas atacando sua origem. Em outras palavras: precisamos encontrar as causas primárias do desperdício, para definirmos medidas efetivas que previnam sua recorrência. Se não eliminarmos a causa, o efeito não cessará.
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fichas e protocólos em papéis que não podem ser rasurados deveriam já serem digitados para o correto peenchimento pois assim não desperdiçariam papéis; porque apenas um erro de letras ou número se perde a folha inteira tendo que usar outra cópia; muitas vezes ilegível.